Chci mít zaměstnance. Jaké formuláře mám vyplnit, co kde nahlásit?


Chcete mít zaměstnance?

Jste OSVČ nebo malá firma a rozhodli jste se, že potřebujete zaměstnance. Níže uvádím v kostce několik administrativních kroků, které musíte jako budoucí zaměstnavatel udělat a dále pak formuláře, které musíte vyplňovat pravidelně měsíčně a ročně.

Nejlépe uděláte, když si zřídíte a budete používat datovou schránku. To vám značně ulehčí život a většinou vám odpadne běhání po úřadech.  Subjekty zapsané v obchodním rejstříku dostávají datovou schránku automaticky, živnostníci si jí mohou zřídit na Czech Pointu. Z vlastní zkušenosti je komunikace s úřady přes datovou schránku snadnější než používat elektronický podpis.


Co musíte udělat, když chcete být zaměstnavatelem (při nástupu zaměstnance):

1. Zjistit pod kterou OSSZ (sociálku) patříte. Kontakty na sociálky vč. čísla datových schránek si najdete podle vašeho sídla zde .

2. Přihlásit se do registru zaměstnavatelů na OSSZ. Přihlášku najdete zde . Tento formulář ještě nemá sociálka udělaný tak, aby šel odeslat přes datovou schránku (e-podání). Takže doporučuji vyplnit jej na webu, pak vytisknout a odnést osobně nebo poslat doporučeně. Poté vám sociálka přidělí variabilní symbol zaměstnavatele, který budete při komunikaci se sociálkou jako zaměstnavatel vždy používat. Jako OSVČ při komunikaci sám za sebe používáte
dále svůj variabilní symbol (např. při ročním přehledu za OSVČ).

3. Vyplnit a odeslat na OSSZ (do datové schránky č. 5ffu6xk) Oznámení o nástupu do zaměstnání za každého zaměstnance, formulář najdete zde. Abyste mohli vyplňovat formuláře na sociálku elektronicky, stáhněte si zdarma program Software602 . Vždy na konci příslušného formuláře, který otevřete v tomto softwaru, je dialog pro přímé odeslání do datové schránky. Tento formulář použijete také k hlášení změn údajů zaměstnance případně k opravě údajů, které byly nahlášeny chybně a také k odhlášení zaměstnance, pokud u vás přestal pracovat.

4. Přihlásit se jako zaměstnavatel k příslušné zdravotní pojišťovně (jen k té, u které je pojištěn váš zaměstnanec) - např. přihláška VZP , přihláška  ČPZP , přihláška RBP , přihláška ZPMVČR, přihláška VOZP .

5. Oznámit nástup zaměstnance jeho zdravotní pojišťovně na formuláři Hromadné oznámení zaměstnavatele - např. oznámení VZP , oznámení ČPZP , oznámení RBP , oznámení ZPMVČR, oznámení VOZP . Při podávání těchto oznámení se vám může hodit znalost několik nejpoužívanějších kódů pro označení situace: P - nástup do zaměstnání, O - ukončení zaměstnání, D - přiznání důchodu (starobního, invalidního, vdovského) nebo nástup důchodce do  zaměstnání.

6. Dále se musíte přihlásit k povinnému Zákonnému pojištění odpovědnosti zaměstnavatele.  Toto pojištění je povinné pro všechny zaměstnavatele, pokud zaměstnávají alespoň jednoho zaměstnance pro případ své odpovědnosti za škodu způsobenou zaměstnanci při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání. Přihlášku k tomuto pojištění u společnosti Kooperativa najdete zde .  Výši sazby pojistného najdete podle své ekonomické činnosti v této vyhlášce . Pojistné se vypočte sazbou v promilích z vyměřovacího základu. V případě, že zaměstnavatel má zaměstnance pouze na DPP (nepřekročí VZ 10 000,- Kč) hradí minimální pojistné ve výši 100 Kč (neomezený počet DPP).  Pojistné se platí čtvrtletně za I. čtvrtletí každého kalendářního roku je splatné do 31. 1., na II. čtvrtletí do 30. 4., na III. čtvrtletí do 31. 7. a na IV. čtvrtletí do 31. 10. Zaměstnavatelé, kteří jsou pojištěni u Kooperativy pojišťovny platí pojistné na účet 40002-50404011/0100, variabilním symbolem je IČO. 

7. Přihlásit se jako zaměstnavatel k platbě daně z příjmů ze závislé činnosti a funkčních požitků - na příslušném finančním úřadu, formulář pro zaměstnavatele - fyzické osoby (OSVČ) je zde , pro zaměstnavatele - právnické osoby je zde . Pokud budete mít i zaměstnance na dohodu o provedení práce, přihlaste se i jako plátci daně z příjmů vybírané srážkou podle zvláštní sazby daně. Tyto přihlášky můžete také vyplnit online, uložit a poslat na FÚ datovou schránkou, formuláře k registraci najdete na daňovém portálu .

Všechny tyto úkony byste měli udělat do 8 dnů, kdy jste se o skutečnostech dověděli (tzn. do 8 dnů od nástupu, ukončení, zjištění změny nebo chyby). Všechny tyto povinnosti se vás týkají, pokud zaměstnáváte zaměstnance v trvalém pracovním poměru (na plný nebo zkrácený úvazek). Pokud zaměstnáváte pracovníka na dohodu o pracovní činnosti (zaměstnání malého rozsahu) nebo na dohodu o provedení práce s výdělkem nad 10 tis. Kč měsíčně, oznamujete den nástupu do zaměstnání do 20. kalendářního dne následujícího měsíce. Ukončení zaměstnání pak i z těchto dohod oznamujete vždy do 8 dnů.


Jaké formuláře musíte jako zaměstnavatel pravidelně odevzdávat?

1. Každý měsíc do 20. dne následujícího měsíce Přehled o výši pojistného pro OSSZ - informace a přehled najdete zde . Tady se vyplňuje úhrn vyměřovacích základů a pojistného u zaměstnanců bez účasti na důchodovém spoření - to je většina zaměstnanců (pojistné 6,5 % z vyměřovacích základů) a zároveň se znovu samostatně vykazuje také úhrn vyměřovacích základů všech zaměstnanců a pojistné ve výši 25 %, které je povinen platit zaměstnavatel. Pro vyplnění tohoto formuláře se vám opět bude hodit Software602 , odkud jej můžete odeslat přímo do datové schránky OSSZ. Datum splatnosti pojistného je do 20. dne následujícího měsíce po měsíci, za který náleží zaměstnanci mzda. Variabilním symbolem je symbol, který vám byl OSSZ přidělen jako zaměstnavateli.

2. Každý měsíc do 20. dne následujícího měsíce Přehled o platbě pojistného zaměstnavatele pro zdravotní pojišťovny - přehled VZP , přehled ČPZP , přehled RBP , přehled ZPMVČR , přehled VOZP . Zde vyplňujete za každý měsíc počet zaměstnanců u ZP, úhrn vyměřovacích základů zaměstnanců (součet hrubých mezd) a výši pojistného (celkem 13,5 % z vyměřovacích základů - 4,5 % zaměstnanci a 9 % zaměstnavatel). Datum splatnosti pojistného je do 20. dne následujícího měsíce po měsíci, za který náleží zaměstnanci mzda. Variabilním symbolem je vaše IČO.

3. Po skončení roku musíte do dvou měsíců po uplynutí kalendářního roku (v případě elektronického podání do 20. března) podat na finanční úřad Vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti .  V případě, že jste sráželi např. z dohod o provedení práce srážkovou daň, musíte provést také Vyúčtovaní daně vybírané srážkou podle zvláštní sazby daně .

4. Po skončení každého kalendářního roku (do 30.5.) musíte odevzdat na OSSZ Evidenční list důchodového pojištění za každého zaměstnance, formulář a pokyny k vyplnění najdete zde . Jeden výtisk Evidenčního listu musíte dát po skončení roku také zaměstnanci.


Co musíte jako zaměstnavatel udělat při ukončení pracovně-právního vztahu?

Při ukončení pracovního poměru byste měli do 8 dnů:

1. Znovu vyplnit a odeslat pro OSSZ Oznámení o nástupu do zaměstnání, formulář zde .  Změníte pouze typ akce na č. 2 - Oznámení o skončení zaměstnání. Dále musíte do 30 dnů na OSSZ odevzdat Evidenční list důchodového pojištění zde .  

2. Pro zdravotní pojišťovnu Hromadné oznámení zaměstnavatele - odkazy na Hromadné oznámení pojišťoven viz výše. Pouze změníte kódy události - místo přijetí dáte ukončení.

3. Zaměstnanci musíte vydat při ukončení zaměstnání zápočtový list (potvrzení o zaměstnání), který by měl obsahovat podle § 313 zák. práce informaci, zda se jednalo o pracovní poměr, dohodu o provedení práce nebo dohodu o pracovní činnosti a o době jejich trvání, dále druh konaných prací, dosaženou kvalifikaci, odpracovanou dobu, informaci zda ze mzdy byly prováděny srážky, v čí prospěch, jak vysoká je pohledávka, jaká je výše dosud provedených srážek a případně pořadí pohledávek. Na žádost zaměstnance mu ještě musíte vydat potvrzení pro úřad práce, které by mělo obsahovat mimo jiné údaje o průměrném výdělku a způsob ukončení pracovního poměru. Dále musíte zaměstnanci vystavit ke dni ukončení  Evidenční list důchodového pojištění, formulář najdete zde.


Zdá se vám administrativa kolem zaměstnávání lidí příliš složitá? Netroufnete si na výpočty mezd a stanovení správných odvodů? Chcete mít jistotu, že všechny formuláře odevzdáte včas a správně vyplněné? Využijte mých služeb a udělám všechno za vás.